Steht der Besuch einer chinesischen Delegation ins Haus oder hat sich eine Kommission aus China für ein Audit angemeldet, entstehen bei deutschen Gastgebern oft unnötige Sorgen und Unsicherheiten. Das hängt auch mit den deutschen Chinabildern zusammen, die teilweise sehr veraltet oder ziemlich verdreht sind.
Zwar gibt es Unterschiede in der Arbeitsweise und vor allem auch im Kommunikationsstil zwischen Deutschen und Chinesen. Mit der richtigen Vorbereitung und etwas fachlicher Beratung lassen sich jedoch interkulturelle Schwierigkeiten leicht vermeiden. Grundsätzlich gilt hier wie so oft: Sorgfältige Vorbereitung ist besser als verzweifeltes Nachbessern…
5 Tipps zur Vorbereitung
Wir haben für Sie fünf besonders wichtige Tipps für chinesische Delegationsbesuche in Deutschland zusammengestellt, damit der Besuch für beide Seiten ein Erfolg wird.
1. Planung und Geduld
Diese Auflistung soll Ihnen dabei helfen, sich optimal auf den Besuch aus China vorzubereiten. Machen Sie sich aber auch darauf gefasst, dass nicht alles planbar ist. Dass beispielsweise ein guter Dolmetscher bereitsteht, haben Sie selbst in der Hand. Dass die chinesischen Delegation sich aufgrund von Schwierigkeiten, die nicht näher erklärt werden, um mehrere Wochen verspätet, passiert leider immer wieder. Es ist hier auch nicht zu empfehlen, der chinesischen Seite mit Unmut oder Nachbohren gegenüberzutreten.
Tipp: Seien Sie gut vorbereitet, aber flexibel in Bezug auf die Planung der Gäste.
Männlein oder Weiblein? Lieber vorher nachfragen als raten!
2. Sprache und Kommunikation
Auch wenn die beteiligten Deutschen und Chinesen des Englischen mehr oder weniger mächtig sind, ist ein Dolmetscher für Deutsch-Chinesisch oft sehr hilfreich, da er auch interkulturelle Nuancen berücksichtigen kann.
Es kommt regelmäßig vor, dass Deutsche ein chinesisches „Ja“ fälschlicherweise als Zustimmung werten, obwohl nur gesagt wird, dass man alles inhaltlich verstanden hat. Umgekehrt fühlen sich Chinesen nicht selten beleidigt, wenn ein Deutscher mit einem schlichten „Nein“ antwortet. In China formuliert man eine Absage lieber mit höflichen Floskeln. Deutsche Direktheit, die auf Fakten basiert, steht hier chinesischer Höflichkeit gegenüber, die sich an Beziehungen orientiert. Ein guter Dolmetscher sollte hier auch als interkultureller Vermittler tätig sein.
Tipp: Lassen Sie sich in Hinblick auf Dolmetschen und interkulturelle Kommunikation von Experten helfen.
3. Arbeitsweise und Konfliktverhalten
Manche Arbeitsweise, die aus deutscher Sicht chaotisch oder beliebig aussieht, halten Chinesen für die einzig richtige. Es hilft hier auch nicht, die andere Seite bekehren zu wollen. Wenn sich eine Delegation aus China anmeldet, sollten Sie offen für andere Arbeitsformen sein. Lassen Sie sich nicht verwirren oder verunsichern, wenn Ihnen etwas unlogisch oder sogar sinnlos vorkommt. Vermeiden Sie in jedem Fall offene Konflikte und direkte Konfrontationen. Wenn eine Aussprache wirklich unvermeidbar erscheint, suchen Sie ein Gespräch unter vier Augen und umschreiben Sie die Problematik behutsam. Zum Artikel „Interkulturelle Kompetenz von Deutschen im Umgang mit Chinesen„.
Tipp: Seien Sie offen für Ihnen fremde Arbeitsvorgänge und bemühen Sie sich um Harmonie.
4. Rituale der Höflichkeit
Chinesen legen großen Wert auf Alltagsrituale im Geschäftsleben. Dazu gehört es zum Beispiel, dass ein möglichst ranghoher Vertreter des Unternehmens die Gäste in einem passenden Rahmen begrüßt. Es sollte möglichst ein Willkommensbankett organisiert werden, an dem die wichtigsten Mitarbeiter der Kooperation teilnehmen. Abgeschlossen wird eine gelungene Zusammenarbeit mit einem Diner zum Abschied, bei dem respektvolle Worte und Dankesbekundungen ausgetauscht sowie repräsentative Abschiedsgeschenke überreicht werden. Zum Artikel „Business-Knigge für China (1): Begrüßung, Anrede und Visitenkarte„.
Tipp: Sorgen Sie mit Ritualen der Höflichkeit dafür, dass die Gäste sich willkommen und respektiert fühlen.
5. Unterbringung und Rahmenprogramm
In China sind die Unterbringung, Verpflegung und Betreuung in der Regel Aufgabe der Gastgeber, die Kosten werden dort vergleichsweise unkompliziert vom Unternehmen oder von der Organisation erstattet, was in Deutschland oft nicht ganz so einfach ist. Rechnen und kalkulieren Sie damit, dass man von der Ankunft am Flughafen bis zum Abflug auf Ihre fürsorgliche Betreuung hofft. Auch erwarten Gäste aus China, dass Ihnen ein nettes Rahmenprogramm mit Shopping-Möglichkeiten offeriert wird – dies wäre in China auch so üblich. Zum Artikel „5 Tipps um chinesische Touristen von Deutschland zu begeistern„.
Tipp: Planen Sie – je nach möglichen Mitteln – eine umfassende Verpflegung und Betreuung ein.
Können Sie über interessante Erfahrungen berichten oder haben Sie noch Anregungen, wie man am besten mit chinesischen Delegationen umgeht? Dann schreiben Sie uns gerne einen Kommentar.
Haben Sie konkrete Fragen zur Betreuung von chinesischen Delegationen oder zu Delegationsreisen nach China? Die Experten der China-Kommunikation helfen Ihnen gerne weiter:
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danke für den schoenen artikel! was ich auch schwierig finde, ist einzuschaetzen, wer in der delegation das sagen hat. ist es der alte chef? oder ist es der technikexperte?
Sehr geehrte Veronika,
das ist eine sehr gute und wichtige Frage, die sicher von Fall zu Fall unterschiedlich beantwortet werden muss:
Grundsätzlich ist in China das Senioritätsprinzip noch immer stark ausgeprägt, was jedoch auch von der Unternehmensform abhängt. Es ist sinnvoll, sich im Gespräch auf den Delegationsleiter zu konzentrieren, doch sollten auch die Technikexperten bei Bedarf ausreichende Gesprächsmöglichkeiten erhalten. Es könnte nämlich sein, dass sie großen Einfluss auf die Entscheidung ihres Vorgesetzten haben, obwohl sie sich in der Delegation klar unterordnen.
Melden Sie sich gerne direkt bei uns, falls Sie noch Fragen haben: info@china-wiki.de.
Mit freundlichen Grüßen, Ihr ICC-Team