Was ist zu berücksichtigen, wenn sich eine chinesische Delegation anmeldet? Wie lassen sich Gäste aus China optimal begleiten? Dieser Artikel berichtet über eine erfolgreiche Delegationsbetreuung in Deutschland und gibt wichtige Tipps für deutsche Unternehmen und Organisationen.
Die beschriebene Delegation kam Ende 2012 aus China nach Deutschland, um eine Zertifizierung für ein deutsches Industrieprodukt zu erneuern, das bereits seit einigen Jahren auf dem chinesischen Markt verkauft wurde. Da sich in der Zwischenzeit die Gesetzeslage in China verändert hatte, wollte das deutsche Unternehmen sichergehen, dass die Delegation optimal betreut wird. Es holte sich interkulturelle Unterstützung von außen. Das Produkt sollte unbedingt weiterhin problemlos nach China verkauft werden.
Chinesische Behörde: Englisch geht – Chinesisch geht besser
Die fachkundige Betreuung startete schon einige Monate vor dem Delegationsbesuch zwecks Audit und Zertifizierung. Die chinesische Behörde reagierte zwar auf englische Anfragen, doch verzögerte sich die Kommunikation immer wieder. Daher wurde versucht, auf Chinesisch mit der chinesischen Seite zu kommunizieren – mit Erfolg. Die E-Mails wurden nun rasch beantwortet und der Delegationstermin wurde endlich bestätigt.
Chinesischsprachige Betreuung in Deutschland – sicher ist sicher
Als die Delegation in Deutschland eintraf, machte sich ein chinesischkundiger Betreuer schnell bezahlt. Zwar konnte sich die Delegation auf Englisch verständigen. Doch gab der Dolmetscher beiden Seiten zusätzliche Sicherheit. Er wurde den Chinesen zudem als persönlicher Betreuer vorgestellt, der nicht nur sprachlich, sondern auch in organisatorischen Belangen zur Seite stehen würde. Dies gab der chinesischen Delegation das Gefühl, gut versorgt zu sein.
Interkulturelles Vermitteln zwischen Deutschen und Chinesen
Im Verlauf der Delegation kam es zu keinen größeren Problemen oder Konflikten. Es gab jedoch einige kritische Situationen, in denen der interkulturelle Berater helfend vermitteln konnte. Die Chinesen waren dankbar, bei kritischen Rückfragen den Betreuer einschalten zu können, der beide Seiten informieren und beruhigen konnte.
Beispielsweise war sich die deutsche Seite nicht sicher, ob es in den Gesprächen zwischendurch bestimmte Tabuthemen zu beachten gab. Auch wurde ein deutscher Mitarbeiter einmal etwas nervös, da die Delegation zu streiten schien. Der Dolmetscher konnte jedoch für Entwarnung sorgen: Die chinesischen Kollegen hatten lediglich über die beste europäische Automarke diskutiert.
Interkulturelle Rituale und Nachbereitung
Wie in einem früheren Artikel beschrieben, sind bei derartigen Anlässen bestimmte Rituale einzuhalten, um für eine harmonische Stimmung zu sorgen. Diese vorzubereiten und durchzuführen muss weder kostspielig noch zeitaufwändig sein. Sie lohnen sich aber in jedem Fall. Wenn das Drumherum passt, lässt sich leichter über kleinere Schwierigkeiten hinwegsehen.
Bei der beschriebenen Delegation war auch die Nachbereitung sehr wichtig. Es wurde sich – wieder auf Chinesisch – erkundigt, ob die Gäste gut heimgekommen waren und noch zusätzliches Material benötigt werde. Es dauerte nur ein paar Wochen, dann kam bereits die neue Zertifizierung per Post. Das Produkt konnte somit weiter nach China geliefert werden.
Haben Sie konkrete Fragen zur Betreuung von chinesischen Delegationen oder zu Delegationsreisen nach China? Die Experten der China-Kommunikation helfen Ihnen gerne weiter:
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